Wanneer vaststellen

U kunt uw subsidie vaststellen vanaf het moment dat u de toewijsbrief over uw subsidie heeft ontvangen. U moet uw activiteiten uitvoeren binnen de periode zoals vermeld in de toewijsbrief over uw subsidie. Na afronding van de activiteit heeft u dan nog vier maanden de tijd om vaststelling van uw subsidie bij ons aan te vragen.

Naar boven

Hoe vaststellen

U kunt de vaststelling van uw subsidie schriftelijk aanvragen. U kunt het formulier hieronder downloaden. Het ingevulde formulier stuurt u op samen met de eindrapportage en eventuele andere bijlagen. Als u vragen heeft over het formulier of de vaststellingsprocedure dan kunt u contact opnemen met ons via groeneplus@minlnv.nl.

Naar boven

Wat stuurt u mee

Stuur bij uw aanvraag voor subsidievaststelling een eindrapportage mee die bestaat uit: een activiteitenverslag en een financieel verslag.
Bij de categorie 'Uitvoering van activiteiten uit het Uitvoeringsplan Culturele diversiteit in een internationale groene context 2010 - 2013' stuurt u deze eindrapportage in vóór 1 december 2014. Hieruit moet de borging van de resultaten van de activiteiten blijken.

• Subsidie van € 125.000 of meer: een accountantsverklaring en een gewaarmerkte financiële verantwoording. Een paraaf of stempel van de accountant is vereist.
• Subsidie minder dan  € 125.000: facturen en betaalbewijzen, als dit nodig is met toelichting.

Hieronder leest u meer over de inhoud van de eindrapportage. Daarnaast leest u hier meer over de eisen die wij stellen aan de accountantsverklaring, inclusief financiële verantwoording en hoe u facturen en betaalbewijzen moet indienen.

Naar boven

De eindrapportage

Na afronding van de activiteiten stuurt u ons binnen vier maanden een eindrapportage. Als de activiteiten niet zijn uitgevoerd of niet zijn afgerond stuurt u de eindrapportage binnen vier maanden na afloop van de periode waarin de subsidie mag worden besteed. Hoe lang die periode is, vindt u in de toewijsbrief van uw subsidie.

1. Een activiteitenverslag. Hierin geeft u duidelijk aan wat de concrete activiteiten zijn geweest en wat het effect hiervan was. Neem de volgende punten in het verslag op:

• De bestemming en besteding van het subsidiebedrag in relatie tot de eigen bijdrage en de bijdrage van eventuele partners.
• De mate waarin het doel is behaald. Dit doel is afhankelijk van de categorie van activiteiten waaronder de aanvraag valt.
• De mate waarin u de beoogde uitkomsten uit u aanvraag heeft kunnen realiseren. In uw aanvraag heeft u één of meer indicatoren aangegeven waarmee u de uitkomsten in de afgelopen periode heeft gemeten. Wij vragen u hier de meetgegevens van de indicatoren te vermelden.
• Een evaluatie waaruit blijkt in hoeverre de uitvoering van de activiteiten heeft aangesloten bij de afspraken die zijn gemaakt met de Groene Kennis Coöperatie. 

2. Een financieel verslag met daarin een financieel overzicht van de gemaakte en betaalde kosten van de investering.
Uit het financieel overzicht van de gemaakte en betaalde kosten moet blijken welke kosten u vanaf het begin van de activiteit heeft gemaakt. De indelingen van de kostenposten die onder de subsidie vallen en van de kostensoorten moeten aansluiten bij de goedgekeurde begroting van uw aanvraag. Vermeld in uw overzicht ook de factuurdatum en het factuurnummer van de betaalde kosten.

Naar boven

Accountantsverklaring en financiële verantwoording (subsidie € 125.000 of meer)

Een accountantsverklaring (inclusief financiële verantwoording) is alleen verplicht bij een verleende subsidie van € 125.000 of meer. De financiële verantwoording over de kosten en financiering (kostenrealisatie) moet gewaarmerkt zijn door een accountant. Dit kan met een paraaf of stempel.

U hoeft alleen de onderdelen te verantwoorden waarvoor subsidie is verleend. Deze staan op de beschikking van de subsidieverlening.

In de begroting van uw activiteit heeft u de verwachte kosten van de uitvoering voor de verschillende subsidiabele kostenposten begroot. In de financiële verantwoording geeft u aan wat de werkelijke kosten zijn geweest van de uitvoering van het project. Deze kosten splitst u uit naar de verschillende subsidiabele kostenposten (nacalculatie).

De accountant heeft een grote rol bij de controle van de verantwoording. Hij controleert of de verantwoording voldoet aan de algemene voorwaarden en of de verantwoording klopt. De accountant controleert aan de hand van het controleprotocol. Dit protocol kunt u binnenkort vinden onder Meer informatie. De accountant vermeldt de controleresultaten in de accountantsverklaring.

Naar boven

Indienen facturen en betaalbewijzen (subsidie lager dan € 125.000)

Als de subsidie lager is dan € 125.000 is een accountantsverklaring niet nodig. In dat geval stuurt u facturen en betaalbewijzen mee met uw aanvraag voor subsidievaststelling. Geef een toelichting als uit de factuur of het betaalbewijs niet blijkt om welke activiteit(en) het gaat.

Stuur ook urenstaten van gemaakte eigen uren mee. Hierin moeten in ieder geval de volgende onderdelen staan: activiteit, datum van de activiteit, tarief, aantal uren en naam van de medewerker.

Naar boven

Wanneer indienen

Stuur uw aanvraag voor subsidievaststelling uiterlijk vier maanden na de einddatum van de activiteit naar ons toe. Stuur ook de verplichte bijlagen mee. Stuur alles naar:

Dienst Regelingen
t.a.v. Groene plus
Postbus 322
9400 AH Assen

Naar boven

Na uw vaststellingsaanvraag

Na ontvangst van uw aanvraag controleren wij of uw aanvraag volledig is en krijgt u hierop bericht van ons. Als er gegevens of stukken ontbreken, dan heeft u maximaal veertien dagen de tijd om de ontbrekende informatie aan te leveren.

Nadat wij uw aanvraag en alle bijlagen hebben ontvangen, berekenen wij het definitieve subsidiebedrag. Wij streven ernaar binnen dertien weken na ontvangst van de volledige aanvraag een beslissing te nemen over uw aanvraag. De werkelijk gemaakte en betaalde kosten vormen daarbij het uitgangspunt. Zijn de totale werkelijke kosten hoger dan de begrote kosten, dan leidt dit niet tot vaststelling van een hoger subsidiebedrag dan het bedrag dat is toegekend bij subsidieverlening.

Naar boven

Uitbetaling

Als wij uw aanvraag voor subsidievaststelling goedkeuren, krijgt u hierover een brief. Hierin staat het bedrag dat u krijgt. Daarna storten wij het bedrag binnen enkele weken op uw rekening.