Bij uw aanvraag voor subsidievaststelling stuurt u de volgende bijlagen mee:

• Eindverslag
• Accountantsverklaring met daarin een financiële verantwoording
• Facturen en betaalbewijzen
• Betalingsoverzicht (gebruik hiervoor het format hieronder)

Hieronder leest u aan welke voorwaarden deze bijlagen moeten voldoen. Meer informatie over het indienen van een subsidievaststelling leest u links in het menu onder Vaststellen.

Eindverslag

Het eindverslag bevat in elk geval de volgende drie onderdelen.

1. Uitgevoerde activiteiten
Hier geeft u aan welk project u heeft gedaan en welke activitei­ten u heeft uitgevoerd om het doel van uw project te realiseren. Ook geeft u aan wat de resultaten zijn van deze activiteiten. Geef aan of u het tijdschema van het project heeft moeten aanpassen.

2. Hoe hebben de uitgevoerde activiteiten bijgedragen aan de projectdoelstellingen?
Hier geeft u aan wat de resultaten zijn van het project. Heeft u uw doelstellingen gehaald? Welke activiteiten hebben hier­aan bijgedragen? Geef aan:

• welke activiteiten zinvol waren en welke activiteiten u achteraf beter anders had kunnen uitvoeren.
• op welke punten de activiteiten niet bijdroegen aan de doelstelling(en).

In deze paragraaf geeft u ook een oordeel over het eindresul­taat van het project. Geef ook een oordeel bij tegenvallende resultaten. Als de doelstellingen (deels) niet zijn gehaald, kan het project wel waardevol zijn. Het project kan een belangrijk leereffect hebben, of een nuttige informatiebron zijn voor andere bedrijven of organisaties.

3. Kennis en informatie

U eindigt het verslag met een samenvatting van de dingen die u heeft geleerd en die van belang (kunnen) zijn voor andere ondernemers/organisaties. Ook geeft u aan op welke manier de kennis en informatie openbaar wordt gemaakt. Het openbaar maken van de kennis en informatie uit het project is verplicht.

Accountantsverklaring

De accountant heeft een grote rol bij de verantwoording. Hij controleert niet alleen of uw aanvraag aan de algemene voorwaarden voldoet, maar ook de juistheid van de financiële verantwoording. De accountant vult zijn conclusies in op een standaard accountantsverklaring. Deze accountantsverklaring kunt u downloaden onder Meer informatie.

Financieel overzicht

In de financiële verantwoording geeft u aan wat de werkelijke kosten zijn geweest van het project en hoe deze zijn gefinancierd. De financiële verantwoording bestaat uit een gedetailleerde eindafrekening en een financieringsoverzicht.

Eindafrekening
In de eindafrekening maakt u onderscheid tussen de verschillende kostenposten die onder de subsidie vallen. De indeling van deze kostenposten en kostensoorten/activiteiten van de eindafrekening moet overeenkomen met het overzicht van de subsidiabele kosten dat is meegestuurd met de toewijsbrief en eventuele wijzigingen daarop. U hoeft alleen de projectonderdelen te verantwoorden waarvoor subsidie is toegekend.

Financieringsoverzicht
In het financieringsoverzicht geeft u aan op welke manier de projectkosten zijn gefinancierd. U specificeert per financier de bijdrage aan de financiering van de kosten. Eventuele andere subsidies of overheidsfinanciering moeten duidelijk en afzonderlijk uit dit overzicht blijken. Als de werkelijke kosten hoger zijn dan de begrote kosten, leidt dit niet tot vaststelling van een hoger subsidiebedrag dan wij hebben toegewezen.Het moet duidelijk zijn dat de accountantsverklaring bij uw financiële verantwoording hoort. Geef de financiële verantwoording bijvoorbeeld een naam en datum, en vermeld deze op de accountantsverklaring. Verder moet de naam van de accoun­tant op de financiële verantwoording staan samen met een waarmerk.

Facturen

Op de facturen staan uw naam, de factuurdatum en de kosten per activiteit. Heeft u meerdere facturen? Scan deze in en maak er één pdf-bestand van.

Betaalbewijzen

Een betaalbewijs is een kopie van uw bankafschrift, of een print van uw rekeningoverzicht op internet. De betaalbewijzen moeten voldoen aan deze voorwaarden:

• U heeft duidelijk aangegeven welke activiteiten door u zijn betaald.
• Op betaalbewijzen via internetbankieren staat in elk geval uw bankrekeningnummer, naam, adres en woonplaats en de rentedatum.

Is er verschil tussen de bedragen die u betaald heeft en de factuurbedragen? Geef dan een reden aan op dit bewijsstuk. Heeft u meerdere betaalbewijzen? Scan deze in en maak er één pdf-bestand van. 

Betalingsoverzicht

In het betalingsoverzicht verantwoordt u de kosten die u heeft gemaakt sinds de start van uw project. U verwerkt hierin ook de loonkosten en de kosten van eigen arbeid. Dit is alleen nodig als deze kosten onder de subsidie vallen. De facturen en betaalbewijzen die u meestuurt moeten overeenkomen met het betalingsoverzicht. Het format voor het betalingsoverzicht kunt u downloaden onder Meer informatie.